Tietosuojaseloste

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 sekä henkilötietolain 523/1999 10 §:n mukainen tietosuojaseloste ja seloste käsittelytoimista.

1. Rekisterin nimi
JHL 820 ry:n tapahtumiin ilmoittautuminen

2. Rekisterinpitäjä
JHL 820 ry

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevassa asiassa
Nina Vuori
ninavuori.ict [at]gmail.com
040 172 2612

4. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
JHL 820 ry:n päävastuullisesti järjestämien tapahtumien kuten retkien ja vapaa-ajan tapahtumien järjestämisessä tarvittavien henkilötietojen kerääminen ja käsittely. Tietoja käytetään ainoastaan sen tapahtuman, johon henkilö on ilmoittautunut, toteuttamista ja tiedottamista varten.

5. Rekisterin pitämisen peruste
Henkilötietojen vapaaehtoinen luovuttaminen.

6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
sukunimi, etunimi, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite tai ruokavalio. Tämän lisäksi rekisteri voi sisältää yhteyshenkilön nimen, osoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen.

7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan suoraan ilmoittajalta sähköisellä lomakkeella tai sähköpostitse.

8. Tietojen säilyttämisaika
Tietoja säilytetään niin kauan, kunnes tapahtumaan liittyvät etukäteen ilmoitetut toimet on saatu hoidettua loppuun. Tällaisia toimia ovat esimerkiksi laskutus, tapahtumaan liittyvä kysely, seuranta, kontrolli, jatkojakso, palautteen kerääminen ja lisätietojen toimittaminen. Tapahtumaan liittyvien tehtävien suorittamisen jälkeen kaikki tapahtumaan liittyvät sähköiset ja paperiset henkilötietoja sisältävät dokumentit tuhotaan.

9. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterin käyttöoikeus on vain JHL 820 ry:n hallituksen jäseninä olevilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Rekisteriä ylläpitävillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.

10. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot
Tietoja ei siirretä muihin järjestelmiin.

11. Käyttäjien profilointi
Käyttäjiä ei profiloida.

12. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot ja saada niistä pyydettäessä kopiot. Rekisteröidyllä on oikeus saada selvitys rekisterin tietosisällöstä ja tietosisällön käytöstä hänelle ymmärrettävässä muodossa. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan tarkistusten ja muutosten yhteydessä. Pyyntö tulee osoittaa tapahtuman yhteyshenkilölle.

Korjausoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö tulee osoittaa tapahtuman yhteyshenkilölle.

Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi ilman aiheetonta viivästystä rekisteristä. Pyyntö tulee osoittaa tapahtuman yhteyshenkilölle.

Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus käsittelystä valvontaviranomaiselle.

13. Rekisterin suojauksen periaatteet
Jokaisella tapahtumalla on omat määritetyt käsittelijänsä ja saatuja tietoja käsitellään yhdistyksen luottamushenkilöiden päätelaitteissa, joiden käyttö edellyttää henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan käyttöä. Tapahtumakäyttöön otettuja paperisia tulosteita säilytetään lukituissa tiloissa.

14. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön, yhteystietojen, yhteyshenkilöiden tai toimintojen muuttuessa.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 9.11.2020